Recipes & Specifications

Op zoek naar een enkele bron van waarheid

Yum! Brands, Inc. is ’s werelds grootste restaurantbedrijf wat betreft systeemeenheden, met meer dan 39.000 restaurants in meer dan 125 landen en gebieden en 1,4 miljoen medewerkers. Yum! staat op de Fortune 500-lijst en heeft vorig jaar meer dan $13 miljard aan omzet gegenereerd. Merken, waaronder KFC, Pizza Hut en Taco Bell, zijn wereldleiders op het gebied van kip, pizza en Mexicaans eten.

In 2008 besloot Yum! Australië om zijn op Microsoft Excel gebaseerde leveranciers- en productsysteem te vervangen. Informatie die door leveranciers werd verstrekt, werd in het spreadsheet ingevoerd, maar met tussen de 18 en 30 nieuwe recepten die elke maand werden toegevoegd of bijgewerkt – elk met 5 tot 15 items – was het systeem niet langer levensvatbaar. “We wisten dat het bestaande systeem het potentieel had om op vrijwel elk moment van het proces fouten te introduceren,” legde Angela Cooper, KFC Consumer Information & Nutrition Manager – Food Innovation & Technology, uit. “Behalve dat we niet zeker wisten dat alle informatie die door leveranciers werd verstrekt, accuraat en up-to-date was, kon het opnieuw invoeren van informatie ook fouten introduceren, waardoor het moeilijk was om te zoeken en informatie te beheren.“

Het probleem werd verergerd omdat vaak meerdere leveranciers werden gebruikt om grondstoffen te leveren. Kosten van materialen met de noodzaak om te voldoen aan opkomende wetgeving en productinformatie te verstrekken over voeding, allergieën, enz. op het verkooppunt, leidden tot de beslissing om een receptbeheersysteem te implementeren.

Automatisering van processen

“We hadden verschillende doelstellingen, maar onze belangrijkste eis was een oplossing die één enkel punt van invoer zou bieden voor alle informatie, en die een enkele bron van waarheid zou leveren,” vervolgde Angela Cooper. “We hadden ook het plan om het nieuwe systeem te koppelen aan onze financiële applicaties en onze leveranciers te vragen productinformatie te verstrekken via PIF’s, die op hun beurt automatisch moesten worden geüpload naar onze nieuwe centrale database.“

De maatstaf

“We hadden een receptbeheeroplossing nodig die in staat was om te voldoen aan onze internationale vereisten, evenals het specifieke mogelijkheden bood die we nodig hadden om te voldoen aan de verwachte toekomstige wetgeving,” vervolgde Angela Cooper. “We hebben de problemen besproken met collega’s in de branche en de overheersende aanbeveling was voor Recipes & Specifications van Hamilton Grant, dat algemeen werd beschouwd als de maatstaf waartegen alle andere oplossingen werden gemeten.“

Tevreden dat ze hun favoriete receptbeheeroplossing hadden gevonden, implementeerde KFC Australië ons receptbeheersysteem, dat nauwlettend in de gaten wordt gehouden door het Amerikaanse moederbedrijf – Yum! Restaurants International – omdat deze uitgebreide oplossing mogelijk kan worden uitgerold over andere internationale bedrijfsactiviteiten.

Verantwoording en naleving

Nadat het live was gegaan, overtrof de software voor de ontwikkeling van voedingsproducten de verwachtingen van KFC. Naast het verminderen van kosten, biedt het nieuwe systeem één punt van waarheid voor alle receptinformatie. Gegevens die door leveranciers via PIF’s worden verstrekt, worden automatisch geüpload en gevalideerd, waardoor fouten worden verminderd en de verantwoordelijkheid strikt bij leveranciers komt te liggen om nauwkeurige en up-to-date informatie te verstrekken in overeenstemming met nationale voorschriften. De betrouwbaarheid en wettelijk vereiste nauwkeurigheid aan de kant van de leverancier bij het invullen van de PIF is een bijdragende factor in de audit- en controleprocessen van KFC, waardoor het bedrijf verantwoording en naleving kan aantonen en tegelijkertijd de relaties met leveranciers en klanten kan verbeteren.

Een verder en aanzienlijk voordeel is een aanzienlijke vermindering van klinische analyse. Met producten die zowel gekookte als ongekookte goederen bevatten, en met meerdere leveranciers voor elk onderdeel van het algehele product, was het cruciaal dat accurate informatie over voeding, allergieën, enz. werd verkregen. “Vroeger moesten we een volledig product naar het laboratorium sturen voor analyse en tests laten uitvoeren op alle items – zowel gekookt als ongekookt,” legde Angela Cooper uit. “Met ons nieuwe systeem en de informatie die het levert, hoeven we nu alleen de gekookte elementen van het product te analyseren, en we hebben een bijna onmiddellijke vermindering van 10 tot 20% gezien in onze behoeften aan klinische analyse, met bijbehorende besparingen in kosten.“

Met het systeem nu geïntegreerd in backoffice financiële applicaties heeft KFC volledig zicht op alle productkosten en kan het snel nieuwe receptmogelijkheden analyseren, zowel vanuit zakelijk als wettelijk oogpunt. Toekomstplannen omvatten de uitrol van het systeem binnen de Australische operatie, waar het receptontwikkeling zal verbeteren, zal fungeren als een enkel punt van waarheid en de informatie zal verstrekken die nodig is voor succesvolle en voortdurende groei.

Angela Cooper, Consumer Information & Nutrition Manager – Food Innovation & Technology, KFC:

Met ons nieuwe systeem en de informatie die het levert, hoeven we nu alleen de gekookte elementen van het product te analyseren, en we hebben een bijna onmiddellijke vermindering van 10 tot 20% gezien in onze behoeften aan klinische analyse, met bijbehorende besparingen in kosten.

De Softwareoplossing die het leven gemakkelijk maakt voor Allied Bakeries

Allied Bakeries is een van de twee divisies van Allied Milling and Baking en samen met Allied Mills hebben ze in totaal ongeveer 4000 medewerkers.

Ze produceren het top 10 Britse supermarktmerk Kingsmill, evenals de broodmerken Burgen, Allinson en Sunblest, en werken nauw samen met Allied Mills, die het meel malen dat nodig is om hun producten te bakken. Samen vormen ze Allied Milling & Baking, dat op zijn beurt deel uitmaakt van Associated British Foods (ABF) plc. ABF is een belangrijk internationaal bedrijf met een omzet van £15,4 miljard en meer dan 130.000 medewerkers die werkzaam zijn in 50 landen.

Een Lange en Productieve Relatie

Teruggaand 15 jaar, gaat de relatie tussen Allied Bakeries en FoodChain ID van kracht tot kracht. Wat aanvankelijk begon als een voorzichtige benadering van nieuwe software, is een manier van leven geworden voor Allied Bakeries.

De impuls om Recipes & Specifications te gebruiken was zeer pragmatisch; “we wilden eenvoudigweg de doorstroming van informatie over ingrediënten beter beheren tot aan de uiteindelijke productspecificatie”, aldus Gillian Elward, Head of Technical Assurance bij het Allied Technical Centre. Het team van Allied Bakeries gebruikt de software om hun databank met grondstoffen op te slaan, waaruit de belangrijkste kenmerken van elke grondstof worden getrokken in het receptmodule, klaar voor gebruik in NPD-ontwikkeling. “We gebruiken de software op een zeer traditionele manier, en dit werkt goed voor ons”, zegt Gillian. “We werken samen met het NPD-team om recepten te bouwen en te manipuleren die voldoen aan de theoretische vereisten van het NPD-team. Bijvoorbeeld, de voedingsparameters, QUID-telling en allergenenprofiel. Dit betekent dat we nutritionele doelen kunnen halen in het vroegste stadium van de receptontwikkeling en ons in staat stellen deze recepten te gebruiken voor de uiteindelijke productspecificatie”.

Maar het is duidelijk dat Allied Bakeries de praktische toepasbaarheid van de software hebben benut om veel meer te doen dan alleen hun receptbeheerproces te vereenvoudigen.

Gemakkelijk Beschikbare Informatie

In de loop van de tijd heeft Allied Bakeries Recipes & Specifications gebruikt om veel meer informatie te hosten en gebruiken ze het steeds meer om live informatie voor hun productiesites op te slaan. “We gebruiken Recipes & Specifications op verschillende manieren om ervoor te zorgen dat wij in het centrum en degenen op onze productiesites gemakkelijk kunnen reageren op vragen van onze klanten en andere externe instanties,” zegt Gillian.

De rapportagefunctionaliteit stelt het team in staat om up-to-date informatie te bekijken uit hun databanken met grondstoffen en goedgekeurde leveranciers, wat betekent dat ze nooit meer dan een paar klikken verwijderd zijn van betrouwbare en nauwkeurige informatie. Allied Bakeries maakt extra gebruik van de directe beschikbaarheid van deze gegevens; het beheren van allergenenrisicobeoordelingen met behulp van de goedgekeurde recepten binnen Recipes & Specifications. Dit maakt het leven gemakkelijker voor het hele team – de enkele bron van informatie is betrouwbaar en gemakkelijk toegankelijk.

De Druk Verlichten

Recipes & Specifications heeft een ongelooflijk niveau van transparantie geleverd, waardoor het leven veel gemakkelijker is geworden voor Gillian en haar team. “We gebruiken het om elke gewenste informatie op te halen,” zegt ze, “het is zo eenvoudig om lijsten en rapporten te ontwerpen die aan een specifieke behoefte voldoen.” Of het nu gaat om het beantwoorden van een vraag van een klant of het reageren op een interne vraag, het team maakt eenvoudig een rapport dat de benodigde informatie met heel weinig moeite extraheren.

Gillian praat enthousiast over de voordelen van het systeem; het heeft het vermogen van haar team om te reageren op klanten en leveranciers verbeterd. “Het helpt onze relaties echt,” zegt ze. “Niet alleen wat betreft het verstrekken van de juiste informatie, maar ook wat betreft het geruststellen dat we dat snel kunnen doen.”

Eenvoud van gebruik

Als een belangrijk hulpmiddel in de operatie van Allied Bakeries, is het niet verwonderlijk om te weten dat een brede dwarsdoorsnede van het bedrijf de software gebruikt. Het technische team werkt het systeem bij, dat vervolgens wordt bekeken door alle technische managers die de sites bedienen.

Het is duidelijk dat gebruiksgemak een lange weg gaat in het maken van Recipes & Specifications het succes dat het is voor Allied Bakeries. Gebruikt door elke site en voor elke productielijn, heeft het zich bewezen als eenvoudig te gebruiken en gemakkelijk te bekijken. “We hebben mensen die het af en toe bekijken, dus het moet eenvoudig zijn, en dat is het; het is heel intuïtief”, legt Gillian uit.

Het is geruststellend voor Gillian en haar team om te weten dat ondersteuning van FoodChain ID altijd beschikbaar is, vooral omdat er zoveel mensen zijn die het systeem gebruiken. “We hebben een grotendeels op afstand gebaseerde relatie met FoodChain ID; ze reageren fantastisch snel en gepast wanneer we hun ondersteuning nodig hebben”.

En hulp beperkt zich niet tot helpdeskondersteuning; in de gevallen dat Allied Bakeries extra functionaliteit nodig had, hebben ze samengewerkt met ons ondersteuningsteam in workshops op locatie om het systeem aan hun behoeften aan te passen.

Flexibiliteit van toekomstige vereisten

Kijkend naar de toekomst, voelt Gillian zich gerustgesteld dat Recipes & Specifications Allied Bakeries in een uitstekende positie plaatst; “ongeacht hoe vereisten veranderen of toenemen, we voelen ons op ons gemak om onze bestaande sjablonen uit te breiden om nieuwe informatie te bevatten”. Het is geruststellend voor Allied Bakeries om te weten dat ze direct kunnen reageren als er plotseling behoefte is aan nieuwe gegevens. “Als we plotseling informatie moeten opnemen over iets drie stappen verderop in de toeleveringsketen, of een certificaatnummer nodig hebben om de status van iets te bewijzen, kunnen we dat doen met minimale moeite en verstoring. We bouwen gewoon een nieuw veld, vullen het in en we zijn compliant. We verplaatsen geen papier; we gaan gewoon naar één plek om die informatie te krijgen. Wat kan gemakkelijker zijn?”

Receptgegevens onder controle krijgen met op voedsel gerichte software

Opgericht in de VS voor meer dan 65 jaar, is King & Prince Seafood® een van de grootste visbedrijven in de Verenigde Staten en opereert onder de paraplu van de organisatie Nissui. Ze hebben drie productiefaciliteiten in de VS – in Bellingham en Redmond, Washington en Brunswick, Georgia.

Hun brede portfolio van vis, garnalen, inktvis, krab, surimi en zeevruchtenmengsels wordt rechtstreeks geleverd aan de horeca en de restaurantsector, en hun brede scala aan klanten illustreert de hoge normen en consistentie van hun activiteiten.

Beperkt door inconsistentie

Met een enorme focus op kwaliteit en klanttevredenheid merkte King & Prince Seafood dat ze steeds meer werden belemmerd door een inconsistente en low-tech benadering van receptontwikkeling, ingrediëntenverklaringen en allergenenlijsten. Het team kreeg een paar keer te maken met bijna-fouten toen verkeerd gelabelde allergenen werden geïdentificeerd in het NPD-proces. Bestaande veiligheidsprocedures zorgden ervoor dat deze allergenen het eindproduct niet bereikten, maar de alarmbellen rinkelden luid voor het King & Prince-team. De manier waarop R&D-technologen werkten was inconsistent en tijdrovend; elke technoloog had zijn eigen manier van werken, allemaal met behulp van platte Excel-bestanden die niet met elkaar te maken hadden. Het was tijd om te upgraden.

Eén toepassing voor iedereen

“Het was duidelijk dat we iets nieuws nodig hadden om ons onze gegevens onder controle te helpen krijgen,” zei Tracy McConnell, VP of Technical Services. Op het eerste gezicht waren hun eisen eenvoudig: King & Prince had één toepassing nodig die voor iedereen hetzelfde zou zijn, en ze hadden een database nodig waarin ze hun ingrediënteninformatie veilig konden opslaan, in plaats van deze op te slaan in niet-verwante platte Excel-bestanden. Na een diepgaand benchmarkingproces stelde Tracy en haar team een lange lijst van eisen op en zette het project in de aanbesteding. Van de zes softwarebedrijven die ze aanvankelijk interviewden, werden er drie ingeschakeld om werkende demonstraties te geven. “Het was meteen duidelijk voor ons dat de Recipes & Specifications-sjablonen ongelooflijk configureerbaar waren”, zegt Tracy. “We zouden de sjablonen kunnen ontwerpen om precies aan onze eisen te voldoen en zouden niet beperkt worden door de software.” Een andere belangrijke factor voor Tracy was de manier waarop de software eindgebruikers in staat zou stellen het project te leiden. “De gebruikersvriendelijke interface betekende dat R&D-technologen de software konden ontwikkelen om aan hun behoeften te voldoen.

Ik heb software gezien waarbij IT een sjabloon genereert zonder een volledig begrip van het gebruik ervan, en het eindigt in een complete ramp.” Tracy was vastbesloten om de configureerbaarheid van de software ten volle te benutten. Met de start van het project trainde FoodChain ID de R&D-technologen op het hoofdkantoor van King & Prince in Brunswick, Georgia, VS. De initiële training richtte zich op receptontwikkeling en het leren configureren van het systeem om aan hun behoeften te voldoen. Deze eerste training gaf technologen de knowhow om hun eigen sjablonen te maken en te beheren. Regelmatige conferentiegesprekken ondersteunden deze training om het team en nieuwe medewerkers het meeste uit de software te laten halen. Twee jaar na de start van het project bracht FoodChain ID nog een week door met King & Prince om de receptontwikkeling te herzien en te werken aan aanvullende vergelijking en sjabloon training. Met vertrouwen in het succes van deze trainingssessies werkt Tracy aan een verdere trainingssessie op locatie; “we profiteren echt van de face-to-face trainingssessies omdat we ons kunnen richten op de specifieke problemen van King & Prince,” legt ze uit.

Een gestroomlijnd en betrouwbaarder systeem

De impuls voor het project – het verkeerd gelabelde allergeen – betekent dat King & Prince Recipes & Specifications gebruikt om te voldoen aan de Amerikaanse Nutrition Facts labelregels. De software zorgt voor nauwkeurige realtime labelinformatie; verkeerd labelen kan vol vertrouwen worden toegeschreven aan de geschiedenisboeken voor King & Prince. Bovendien paste het team van FoodChain ID de software aan om labelleringinformatie te vertalen naar klantspecificaties en POS-informatie, waardoor de werklast voor het team werd verminderd.

Tracy is trouw gebleven aan haar intentie en benut het systeem ten volle. Het King & Prince-team heeft het systeem omarmd. “We werken op zo’n manier dat Recipes & Specifications het middelpunt is van waaruit gegevens in andere software worden geëxtraheerd. Het heeft echt geholpen om ons SAP-proces te stroomlijnen,” zegt Tracy.

King en Prince hebben Recipes & Specifications in de kern van hun bedrijf ingebed. “Ik wist toen ik de configureerbaarheid van de sjabloon voor het eerst zag, dat ik het echt voor ons kon laten werken”, zegt Tracy. “Het bevat al onze gegevens en specificaties, evenals alle leveranciersinformatie. Sterker nog, alle gegevens en verificaties worden binnen het systeem uitgevoerd”.

Verder dan R&D, het systeem is van groot voordeel voor de hele organisatie. Elke afdeling voert gegevens in het systeem in. Bijvoorbeeld, category management voert voorspellingen in het systeem in en supply chain gebruikt het om kosten en andere grondstofinformatie vast te leggen. Klachten en claims van klanten worden in het systeem bewaard, met het onderzoek en de resultaten die op dezelfde plaats zijn opgeslagen. King & Prince gebruikt het zelfs om hun risicobeoordelingen uit te voeren en op te slaan.

Vastbesloten om het momentum te behouden, staat Tracy te popelen om Recipes & Specifications nog harder te laten werken. “Ons project voor het volgende kwartaal zal zijn om de actieclaims-documenten aan het systeem toe te voegen. Dit zal iedereen in de organisatie zichtbaarheid geven van de documenten van technische diensten; iedereen kan op elk moment toegang krijgen tot het terugroepingsprogramma, klachtenprocedures en dergelijke, als een alleen-lezen bestand”.

Uitstekende prestaties tegen KPI’s

De uitstekende prestaties tegen de interne KPI’s van King & Prince laten zien welke impact Recipes & Specifications heeft gehad. De cyclustijd van het NPD-proces is getransformeerd met een ongelooflijke afname van de tijd voor specificatiebeoordeling van tien dagen naar drie dagen1 , terwijl de cyclustijd van CAPA (correctieve actie, root cause, preventieve actiewerkstroom) is verminderd met een indrukwekkende 50%2. En om aan te tonen dat de voordelen verder gaan dan interne processen, is de cyclustijd voor klachten van klanten een fractie van de figuur van 21 dagen3 uit 2015 – met als doel vijf dagen of minder voor root cause en correctieve actie.

Tracy is verheugd over de manier waarop Recipes & Specifications heeft geholpen het bedrijf te transformeren tot een efficiëntere en beter gecontroleerde organisatie. De voordelen hebben de werking zowel binnen de organisatie als bij externe leveranciers en klanten getransformeerd. Het King & Prince-team is vastbesloten om de software nog harder te laten werken en van plan om de sjablonen verder te configureren terwijl ze het jaar 2018 ingaan.

Tracy McConnell, VP of Technical Services, King & Prince Seafood, USA:
Recipes & Specifications heeft de cyclustijd van het NPD-proces van King & Prince getransformeerd met een ongelooflijke afname van de tijd voor specificatiebeoordeling van tien dagen naar drie dagen, terwijl de cyclustijd van CAPA met een indrukwekkende 50% is verminderd. En, om aan te tonen dat de voordelen verder gaan dan interne processen, is de cyclustijd voor klachten van klanten een fractie van de figuur van 21 dagen uit 2015.

Het stroomlijnen van een complex proces voor receptontwikkeling

Strauss begon als een zuivelbedrijf, opgericht in de jaren 30 door een familie die naar Israël was geëmigreerd. Gestage groei in de loop van de tijd door innovatie en samenwerking, sloot Strauss zich aan bij het zoetwarenbedrijf Elite en werd Strauss-Elite. Nu bekend als Strauss Group Ltd, heeft dit internationale voedingsmiddelen- en drankenbedrijf een aanwezigheid in 20 landen wereldwijd, met het hoofdkantoor in Israël. Strauss is de grootste voedingsmiddelenfabrikant van Israël, als resultaat van goed zakendoen, erfgoed en een vermogen om aan de culturele vereisten van deze complexe markt te voldoen.

Strauss heeft een diverse reeks bedrijfseenheden, met productcategorieën zoals salades, zuivelproducten, hartige snacks en koffieproducten. Strauss heeft wereldwijd meer dan 14.000 medewerkers.

Een behoefte aan vereenvoudiging

Strauss Israel begon aan een project om hun bestaande receptenbeheerproces te vervangen. Verschillende teams gebruikten verschillende systemen en vertrouwden sterk op Excel. Deze inconsistente aanpak had een nadelig effect op de productiviteit van de R&D-afdeling, en er was dringend behoefte aan een gecentraliseerd systeem.

Gezien de omvang van Strauss Israel was het cruciaal om een systeem te vinden dat de complexiteit aankon. “Onze eerste uitdaging was om een uniform proces te creëren dat al onze bedrijfseenheden konden gebruiken”, legde Dario Arditi, Director of Applications in IT, uit. Meerdere bedrijfseenheden liepen over verschillende locaties, elk op een iets andere manier werkend. Dit maakte het essentieel om een centrale oplossing te creëren die iedereen zou herkennen en respecteren. De tweede uitdaging was het vinden van een systeem dat effectief zou kunnen integreren met het gecentraliseerde ERP-systeem (SAP) van Strauss. “Gezien het feit dat de meeste organisatie werkt met één installatie van SAP, wisten we dat het uitdagend zou zijn om twee systemen met elkaar te verbinden”.

Voorafgaand aan het starten van het project waren inconsistenties en dubbel werk gebruikelijk. “We hadden verschillende software-installaties, niet alleen tussen fabrieken, maar ook tussen teams en individuen,” legde Dario uit. De variatie in het gebruik van de software leidde tot inconsistenties in de manier waarop teams en bedrijfseenheden werkten. “Sommige teams ontwikkelden hun recepten in de software, anderen deden het alleen in Excel en gebruikten de gecentraliseerde software alleen om de uiteindelijke gegevens op te slaan. Er waren veel duplicaten; in sommige gevallen werden recepten in drievoud opgeslagen”. Het gebrek aan zichtbaarheid dat het oude systeem bood, betekende dat meerdere versies op verschillende plaatsen werden opgeslagen, en teams waren onduidelijk welke versie de juiste was.

De variatie beïnvloedde ook de bedrijfscontinuïteit. Wanneer R&D-technologen de organisatie verlieten, was hun data zo goed als verloren. Kerngegevens waren inconsistent benoemd en inconsistently filed; correcte gegevens snel vinden was bijna onmogelijk.

Handmatig dubbel werk

Dubbel werk was ook een grote zorg. Zodra een recept in het systeem was ontwikkeld, werden gegevens ingevoerd in Excel en vervolgens gedeeld met andere teamleden. De ontvangers zouden deze gegevens dan handmatig in SAP invoeren. Deze extra inspanning kostte onnodige tijd en betekende dat zeer bekwame R&D-technologen werden afgeleid van hun primaire taak van receptontwikkeling. Het verhoogde ook het risico op fouten bij het invoeren van gegevens – de waarschijnlijkheid van gebruikersfouten nam toe bij elke handmatige invoer of gegevensmanipulatie.

Het ontbreken van automatisering maakte het ook moeilijk om aan te passen voor verschillende versies van hetzelfde product – er waren geen geautomatiseerde workflows of goedkeuringen; het systeem was basic en bood weinig ondersteuning voor de schaal van zo’n grote organisatie.

“We zijn een voedingsbedrijf. Het voelde ongemakkelijk om te weten dat de belangrijkste gegevens voor onze producten gewoon rondzwierven in meerdere Excel-spreadsheets.”

Terug naar de kernfocus

Na een grondig aanbestedingsproces koos Strauss foodindustriespecialist FoodChain ID om aan dit complexe project te werken. Strauss geloofde sterk dat hun nieuwe leverancier een geünificeerd systeem moest kunnen creëren voor alle bedrijfseenheden, rekening houdend met de unieke uitdagingen waarmee de voedingsindustrie wordt geconfronteerd; Recipes & Specifications vinkte alle vakjes aan. Strauss was ook onder de indruk van de gebruiksvriendelijke interface en de mogelijkheid van Recipes & Specifications om te integreren met hun bestaande SAP-systeem. Met eerder vergelijkbare systemen te hebben opgezet, was de ervaring van FoodChain ID in het integreren met SAP een cruciale factor.

Meer dan 20 jaar ontwikkeling en een pure focus op de voedingsmiddelen- en drankenindustrie betekenden dat de Recipes & Specifications-software uniek gepositioneerd was om Strauss te ondersteunen bij het vereenvoudigen van hun receptenbeheerproces. Meer dan alleen “een andere”, gebruikte FoodChain ID hun diepgaande kennis van de voedingsindustrie om een systeem te creëren dat de complexe en veeleisende vereisten van een organisatie zo groot als Strauss zou ondersteunen.

Ondanks de dringende behoefte om hun systemen te stroomlijnen, koos Strauss ervoor om de nieuwe software gefaseerd te lanceren. Wat misschien een voorzichtige aanpak leek, was het resultaat van de complexiteit en de enorme hoeveelheid werk die nodig was. Het overzetten van 1500 SKU’s met hun bijbehorende grondstoffen en gegevensbladen was een bijna overweldigende taak.

Gezien de culturele vereisten van de Israëlische markt en de extra complexiteit die de naleving van Kosher met zich meebrengt, was het duidelijk dat Strauss zijn handen vol had. “De enorme hoeveelheid gegevens die moet worden geverifieerd en ingevoerd, maakt dit een zeer langdurige taak”, merkte Dario op.

Gedurende 12 maanden en met de steun van het FoodChain ID-team, controleerde, repareerde en voerde Strauss gegevens in het nieuwe software in, parallel aan het lopende bedrijfssysteem. De pilotfase van de Recipes & Specifications-software ging live met een team van R&D-technologen en Dario was onder de indruk van hoe snel de nieuwe software heeft geholpen om de complexiteit te verminderen en de efficiëntie voor het Strauss-team te verbeteren: “we hebben onze oude systemen tot het uiterste gerekt – het verschil met Recipes & Specifications is meteen duidelijk: workflows werken goed, gegevens zijn conform en we maken labels automatisch en gemakkelijk aan”.

Een Toekomst die Helderder en Simpeler is

Het is een genot voor Dario om te zien hoe goed het bedrijf zich heeft aangepast aan Recipes & Specifications: “producten werken goed in het nieuwe systeem en gebruikers leren het nieuwe systeem snel”, aldus Dario. Hij is ook onder de indruk van de manier waarop het het Strauss-team in staat heeft gesteld om het project te leiden, grotendeels dankzij het diepgaande begrip van FoodChain ID van de voedingsmiddelen- en drankenmarkt. “De hulp en branchekennis van FoodChain ID is een groot voordeel geweest. Hun proactiviteit en inzicht betekenden dat ze onze complexe eisen voor 100% begrepen. De training was zo grondig dat we nu alleen om hun hulp vragen als we vastlopen – het is een enorme verschuiving in de manier waarop we werken”.

Bedrijfskritische naleving van multinationale wetgeving

Gevestigd in Heerenveen, Nederland en met productiefaciliteiten in Kampen, Leeuwarden en Ommen, levert Ausnutria Hyproca de internationale markt een scala aan gezonde en voedzame formules, onder haar eigen merknaam, privélabel en via contractproductiediensten voor zowel consumenten- als commerciële markten.

Met producten op basis van koemelk en geitenmelk (en verse geitenmelkproducten verkocht onder de eigen merknaam) en met meer dan 100 jaar ervaring in de zuivelindustrie, zijn de producten van Ausnutria Hyproca gericht op de behoeften van opgroeiende kinderen in verschillende leeftijdscategorieën (zuigelingenvoeding, opvolgvoeding, groeiformules), met diensten voor de ontwikkeling en productie van speciale formules, afgestemd op de voedingsbehoeften van de doelgroep. De zuivelingrediënten van het bedrijf vormen de basis voor een breed scala aan producten, en als grootste boterproducenten van Nederland is Ausnutria Hyproca wereldmarktleider in de ontwikkeling, productie en marketing van producten op basis van geitenmelk voor de zakelijke markt.

Kritische Controlepunten

Hoogwaardige kwaliteit is essentieel en in de kindervoedingsindustrie van vitaal belang. Elke stap van de productieprocessen is dan ook gericht op het waarborgen van deze kwaliteit. Ausnutria Hyproca’s aanpak van kwaliteitsbeheer is consistent, systematisch en grondig, gericht op continue verbetering. Alle productieprocessen, grondstoffen en eindproducten worden uitgebreid getest op het gebied van kwaliteit en voedselveiligheid, en om klanten de best mogelijke voedselveiligheidsgarantie te bieden, worden alle productieprocessen uitgevoerd volgens kritische controlepunten (HACCP), nauw verbonden met de Nederlandse en Europese voedselwetgeving en de normen van de Codex Alimentarius.

“We ontwikkelen en leveren producten aan klanten over de hele wereld, en moeten daarom voldoen aan wetgeving en voorschriften uit tal van verschillende landen – zowel wat betreft inhoud en etikettering als met duidelijk gemarkeerde allergeneninformatie”, legde Johan de Boer, Product Developer en Administrator van het HG Recipe Management System bij Ausnutria Hyproca, uit. “Naast de constante focus op kwaliteit moet onze productontwikkeling gebaseerd zijn op wetgeving en voorschriften, maar ook op marktontwikkelingen en de wensen en eisen van onze klanten. We passen de allernieuwste inzichten en kennis van onderzoeksinstituten en universiteiten toe voor de ontwikkeling, productie en verpakking van producten en hebben de knowhow om zuigelingenvoeding aan te passen aan de lokaal geldende wetgeving en voorschriften per land.”

Samenwerken met de Experts

In 2011 besloot Ausnutria Hyproca een receptbeheerproces te implementeren dat het voortdurende bedrijfsgroei en de uitbreiding naar nieuwe markten kon aanpakken, en dat de processen zou stroomlijnen om ervoor te zorgen dat recepten voldeden aan internationale wetgevingen.

Historisch gezien vertrouwde het bedrijf op Excel-spreadsheets, met name op het gebied van onderzoek en ontwikkeling, om nieuwe recepten te ontwikkelen en bestaande recepten te verfijnen om te voldoen aan een breed scala aan strenge en uiteenlopende internationale wetgevingen. “Deze procedures waren vatbaar voor fouten”, legde Johan de Boer uit. “Met verschillende mensen die tegelijkertijd aan formules werkten, kon het systeem fouten introduceren bij het handmatig invoeren en manipuleren van gegevens.”

Formuleoptimalisatie

Erkennende dat het een oplossing nodig had voor zowel receptbeheer als formuleoptimalisatie, heeft het bedrijf aanbiedingen van een aantal gespecialiseerde leveranciers geëvalueerd voordat het besloot om samen te werken met FoodChain ID. “We waren vooral onder de indruk van Recipes & Specifications, omdat het cruciaal was dat onze nieuwe en bestaande recepten voldeden aan bestaande labels en wetgeving”, vervolgde Johan de Boer. “We kunnen niet aannemen dat onze grondstoffen voldoen aan internationale wetgevingen en moeten de naleving op elk moment van het proces controleren. Formula Optimizer heeft ons proces van herformulering geautomatiseerd en stelde ons in staat om voedingslimieten, toegestane ingrediënten, ingrediëntlimieten, verhoudingen en toleranties in te stellen – functies die aan al onze eisen voldoen.”

Nadat was besloten om samen te werken met FoodChain ID, implementeerde Ausnutria Hyproca zowel Recipes & Specifications als de module voor formuleoptimalisatie. Ontwikkeld en verbeterd in de loop der jaren in lijn met veranderende markten en eisen van haar klantenbestand, drijft Recipes & Specifications de levenscyclus van recepten aan, van nieuwe productontwikkeling tot het einde van de levensduur, waarbij recepten worden beheerd over een willekeurig aantal productielocaties, ter verbetering van de efficiëntie en wettelijke naleving. In combinatie met de formuleoptimalisator, die automatisch recepten maakt op basis van gewenste voedingsprofielen, ingrediënten selecteert, hun hoeveelheden instelt en de kosten van de formulering minimaliseert, gaf dit Ausnutria Hyproca de vereiste verzekering dat elke productiebatch voldeed aan alle relevante en noodzakelijke nalevingsvoorschriften en wetgeving.

“Nadat het was geïmplementeerd, stelde de Recipes & Specifications ons in staat om ons bedrijf uit te breiden, omdat we in staat werden gesteld om grote verbeteringen aan te brengen in onze receptontwikkelingsactiviteiten, een fundamenteel onderdeel van het proces voor de ontwikkeling van nieuwe producten”, voegde Johan de Boer toe. “Klanten kunnen ons zelfs specificaties sturen voor nieuwe producten, die we kunnen ontwikkelen en leveren, opnieuw volledig in overeenstemming met de wetgeving.”

Proactieve reactie op nieuwe EU-wetgeving

Onlangs heeft de Europese Commissie nieuwe wetgeving 1169/2011 geïntroduceerd over de verstrekking van voedselinformatie aan consumenten. Een wijziging in de bestaande wetgeving is de verplichting om allergenen te benadrukken in de lijst van ingrediënten”, legde Johan de Boer uit. “We hebben contact opgenomen met FoodChain ID om te vragen of ze hun software zouden gaan ontwikkelen om dit probleem aan te pakken, en we waren zeer onder de indruk om te horen dat er al een update beschikbaar was om te downloaden en te implementeren.” Met jaar-op-jaar groei en uitbreiding naar nieuwe markten, gaat de samenwerking tussen Ausnutria Hyproca en FoodChain ID door. Toekomstplannen omvatten integratie met het ERP-systeem van het bedrijf en de implementatie van Recipes & Specifications, die Ausnutria Hyproca de mogelijkheid zal geven om specificatiesjablonen en andere formulieren te ontwerpen en aan te passen, waardoor een enkel, geïntegreerd Technisch Beheersysteem ontstaat dat als strategische interface fungeert tussen leveranciers, klanten en brancheverenigingen voor industrienormen over de hele wereld.

Johan de Boer, Product Developer en Administrator van het HG Recipe Management System, Ausnutria Hyproca:
Nadat het was geïmplementeerd, stelde Recipes & Specifications ons in staat om ons bedrijf uit te breiden, omdat we in staat werden gesteld om grote verbeteringen aan te brengen in onze receptontwikkelingsactiviteiten, een fundamenteel onderdeel van het proces voor de ontwikkeling van nieuwe producten”, voegde Johan de Boer toe. “Klanten kunnen ons zelfs specificaties sturen voor nieuwe producten, die we kunnen ontwikkelen en leveren, opnieuw volledig in overeenstemming met de wetgeving.

Innovatie resulteert in minst kostbare formulering en concurrerende prijspunten, terwijl Colony Brands profiteert van nieuwe marktkansen

Opricht in 1926 in Monroe, Wisconsin als een postorderbedrijf dat kaasproducten verkocht, groeide The Swiss Colony, Inc. uit tot een van ’s werelds grootste en meest succesvolle catalogus-, postorder- en elektronische detailhandelsbedrijven. In 2010 werd de bedrijfsnaam gewijzigd in Colony Brands, Inc. om beter de positie van het bedrijf als moederbedrijf voor haar uitgebreide portfolio van voedsel- en niet-voedselcatalogi, internet en dochterondernemingen weer te geven. Tegenwoordig is Colony Brands een van de grootste directe marketeers in de Verenigde Staten, bekend om zijn kaas, worst, chocolade, vruchtencakes en andere voedselproducten, evenals uitgebreide aanbiedingen op het gebied van meubels, interieurdecoratie, kleding, entertainmentproducten en elektronica.

Colony Brands bezit veel verschillende catalogusbedrijven, waaronder Ashro, Montgomery Ward, The Swiss Colony, Wisconsin Cheeseman, Midnight Velvet, Home at Five, Ginny’s, Monroe and Maine, Country Door, Tender Filet en Seventh Avenue. De dochteronderneming The Swiss Colony, LLC – de grootste dochteronderneming van Colony Brands – blijft kaas, gebak, worst en andere voedsel- en cadeauartikelen verkopen aan het grote publiek en aan winkelbedrijven via de Swiss Colony-catalogi en de website.

Toetreding tot de detailhandelsmarkt

Colony Brands besloot zijn bestaande en verouderde receptbeheerprocessen te vervangen. “Hoewel ons huidige systeem ons in het verleden goed had gediend, kon het niet langer de functies en mogelijkheden bieden die we nodig hadden om concurrentieel te blijven, vooral omdat we de detailhandelskant van ons bedrijf aan het uitbreiden waren”, legde Michelle Frame, Food Innovation Director bij Colony Brands, uit. “Onze intrede op de detailhandelsmarkt betekende dat we concurrerende prijspunten moesten halen en minst kostbare formulering moesten uitvoeren, iets dat ons bestaande receptbeheerproces niet kon bieden.”

Naast het huidige verouderde systeem vertrouwde Colony Brands ook zwaar op Excel-spreadsheets, met name in Onderzoek en Ontwikkeling, om nieuwe recepten te ontwikkelen en bestaande recepten te verfijnen om te voldoen aan de zeer strakke kosten die worden geëist door de detailhandelsmarkten. “Deze procedures waren vatbaar voor fouten”, zei Michelle Frame. “Zelfs met de beste zorg ter wereld werden gebruikersfouten gemaakt bij het handmatig invoeren en manipuleren van gegevens, en zodra een nieuw recept was ontwikkeld, waren er verdere kansen op fouten wanneer de uiteindelijke informatie opnieuw werd ingevoerd in ons receptbeheersysteem.”

Een oplossing die aan alle eisen voldoet

Na onderzoek van de markt voor receptbeheersystemen heeft Colony Brands aanbiedingen van verschillende leveranciers geëvalueerd voordat werd besloten om samen te werken met FoodChain ID. “We hadden twee belangrijke vereisten”, vervolgde Michelle Frame. “Ons nieuwe receptbeheersysteem moest super gebruiksvriendelijk zijn. We zijn een catalogus-, postorder- en elektronisch detailhandelsbedrijf, geen IT-bedrijf, en ons personeel moest met elke nieuwe oplossing direct aan de slag kunnen. We wilden ook een oplossing die eenvoudig te installeren was en niet aangepast hoefde te worden voordat deze live ging, aangezien deze dringend nodig was voor R&D.”

Recipes & Specifications voldeed aan al deze eisen. Het is in de loop der jaren ontwikkeld en verbeterd in lijn met veranderende markten en eisen van haar klantenbestand, en het drijft de levenscyclus van recepten aan, van nieuwe productontwikkeling tot het einde van de levensduur, waarbij recepten worden beheerd over een willekeurig aantal productielocaties, ter verbetering van de efficiëntie en wettelijke naleving.

“Vanaf het begin konden we meetbare voordelen en verbeteringen zien”, voegde Michelle Frame toe. “HG bracht nieuw inzicht in onze bestaande recepten, waardoor we deze konden verfijnen en verbeteren door te standaardiseren op een kleiner aantal ingrediënten – wat geld bespaart en ervoor zorgt dat we concurrerende prijspunten kunnen halen. We kunnen nu ook minst kostbare formulering uitvoeren bij het ontwikkelen van nieuwe recepten en deze vergelijken met huidige recepten om gemeenschappelijkheid tussen ingrediënten te bereiken en verdere onnodige kosten te elimineren.”

Colony Brands heeft ontdekt dat het receptbeheersysteem van FoodChain ID met name nuttig is bij de ontwikkeling van nieuwe recepten. Steeds vaker vroegen detailhandelsklanten om bestaande producten uit te breiden met nieuwe smaken, en het was van cruciaal belang dat deze door de klant gedreven projecten voldeden aan voorschriften voor een lager caloriegehalte en prijzen. Voorheen zouden dergelijke verzoeken aanzienlijke inspanning en analyse hebben vereist voordat ze op de markt kwamen, maar dankzij het nieuwe systeem kan Colony Brands snel, efficiënt en tegen een prijs reageren op verzoeken van detailhandelsklanten die een winstmarge in de hele toeleveringsketen garanderen.

Een enkele bron van waarheid

Een 140 jaar oude boerencoöperatie met het hoofdkantoor in Nieuw-Zeeland, Fonterra is ’s werelds grootste melkverwerker en zuivelexporteur. Met een team van meer dan 16.000 medewerkers in de zuivelsector – van advies aan boeren over duurzame landbouw en melkproductie tot ervoor zorgen dat Fonterra blijft voldoen aan strenge kwaliteitsnormen en dagelijks zuivelvoeding levert in meer dan 100 landen over de hele wereld – is het bedrijf van Fonterra gebaseerd op het veiligstellen van veilige, hoogwaardige melk en het benutten van de natuurlijke goedheid ervan op manieren die echte waarde toevoegen aan klanten en consumenten.

Fonterra ANZ implementeerde voor het eerst ons receptontwikkelsysteem in 2007 om gegevens te centraliseren en een enkele bron van waarheid te zijn voor stuklijsten en voedings- en intolerantie-informatie voor Fonterra-zuivelproducten. Onlangs heeft Fonterra de beslissing genomen om het gebruik van Recipes & Specifications uit te breiden naar haar bedrijfseenheden in Australië en Nieuw-Zeeland (ANZ) en het volledig te integreren met hun SAP-software systeem.

Aggressieve uitbreiding

“We hadden een systeem nodig dat de capaciteiten en flexibiliteit kon bieden om onze bedrijfsstrategie te ondersteunen,” legde Ryan Smith, Recipes & Specifications Administrator bij Fonterra ANZ, uit. “Een doel was om ons centrale informatieopslagplaats te behouden. Onze verschillende bedrijfseenheden neigden ernaar om gegevens lokaal op te slaan, wat betekende dat door over te stappen op gecentraliseerde informatie op basis van ANZ-groep, we er volledig vertrouwen in hebben dat de gecentraliseerde gegevensopslagplaats de meest recent beschikbare informatie bevat.”

Tegelijkertijd met de implementatie van SAP onderzocht Fonterra ANZ de mogelijkheden om Recipe Developer op een krachtigere manier te implementeren. “We waren zeer vertrouwd met het Recipe Developer-systeem van FoodChain ID: het was krachtig, flexibel en een enkele ‘Bron van Waarheid’. Rapportage was een belangrijke vereiste: SAP kan goed zijn in rapportage; Recipe Developer is uitstekend!” vervolgde Ryan Smith.

Uitstekende managementrapportage

Gebaseerd op meer dan twintig jaar ervaring met grote klanten in de voedings- en drankenindustrie, is Recipes and Specifications het resultaat van langdurige samenwerking tussen de voedingsindustrie en IT-experts en wordt het beschouwd als het krachtigste systeem ter wereld voor het ontwikkelen van recepten en het optimaliseren van formuleringen.

“Elk gebied in de voedingsindustrie heeft verschillende vereisten en het is belangrijk dat Recipe Developer kan worden geconfigureerd op een manier die precies voldoet aan de eisen van onze klanten – zowel voor vandaag als voor de toekomst,” legde Daniel Twigden, projectmanager van FoodChain ID voor Fonterra ANZ, uit.

“Een van de belangrijkste redenen waarom organisaties van alle groottes over de hele wereld onze oplossing van keuze selecteren, is de flexibiliteit ervan. Naast het automatisch monitoren van recepten tegen vooraf gedefinieerde specificaties en projectopdrachten, omvat Recipe Developer een krachtige optimalisatiefunctie om recepten automatisch te genereren die passen bij een volledig nutritioneel profiel in één snelle en eenvoudige handeling, en stelt bedrijven in staat om snel en effectief te reageren op vraagstukken in de voedingsindustrie.”

Vol vertrouwen

Ervan overtuigd dat de combinatie van Recipes & Specifications en SAP aan de zakelijke eisen zou voldoen en toekomstige groei zou ondersteunen, begon Fonterra ANZ een diepgaande beoordeling van de functies en mogelijkheden van de nieuwste versie van Recipe Developer. “We waren zeer onder de indruk van de mogelijkheden van de nieuwste release,” merkte Ryan Smith op. “Binnen een zeer korte tijd realiseerden we ons dat hier een oplossing was die onze groei zou ondersteunen, het beheer van recepten op alle niveaus binnen de organisatie zou stroomlijnen en ons in staat zou stellen een breed scala aan standaard- en eenmalige rapporten te produceren, in de wetenschap dat we werken met zeer nauwkeurige en up-to-date informatie.”

In nauwe samenwerking met het zeer bekwame IT-team van Fonterra ANZ begonnen consultants en ontwikkelaars van FoodChain ID met het configureren van Recipe Developer en het ontwikkelen van de naadloze interface naar het nieuwe SAP-systeem. “We hebben een gedeelde test- en ontwikkelingsomgeving opgezet zodat beide IT-teams ervoor konden zorgen dat we een volledig functionerende oplossing hadden toen we live gingen,” legde Ryan Smith uit. “Zodra we ervan overtuigd waren dat we een robuust systeem hadden, begon FoodChain ID onze bestaande gegevens te valideren en consolideren voordat we ze migreerden en ging vervolgens door met de testfase met live gegevens.”

Live-oplossing in 4 maanden

Gedurende vier maanden heeft Fonterra ANZ de nieuwe oplossing uitgerold en deze naast het bestaande systeem uitgevoerd. Gedurende deze tijd hebben we training en kennisoverdracht expertise geboden aan belangrijke belanghebbenden van Fonterra, om ervoor te zorgen dat het interne IT-team in staat zou zijn om Recipe Developer te onderhouden, te verbeteren en verder aan te passen, en gebruikers van het systeem vertrouwd te maken met de nieuwe functies en mogelijkheden van de oplossing.

Fonterra ANZ verplaatst nu haar andere bedrijfseenheden naar de nieuwste versie van Recipe Developer – een proces dat naar verwachting tegen het einde van dit jaar (2013) zal worden afgerond. Het hele proces is volgens Ryan Smith soepel verlopen, waarbij problemen snel werden opgelost. “Ik ben er zeker van dat een van de redenen voor de soepele livegang de hoeveelheid werk is die FoodChain ID en ons interne IT-team in de beginfase van het project hebben uitgevoerd,” merkte hij op. “Door de oplossing grondig te testen met echte gegevens, konden we problemen oplossen en het systeem verder verbeteren zodat het precies voldeed aan onze eisen.“

De voordelen plukken

Fonterra ANZ plukt nu al de vruchten van de nieuwe Recipe Developer- en SAP-oplossing. Nu alle informatie nu in een centrale gegevensopslagplaats wordt bewaard, kan Fonterra nu veel sneller en efficiënter rapporten genereren, gegevens analyseren en reageren op markttrends.

“We zijn goed op weg om een enkele, betrouwbare bron van productinformatie te realiseren, wat op zijn beurt betekent dat we efficiënt zinvolle rapporten kunnen genereren en de dagelijkse bedrijfsvoering van ons bedrijf nauwlettend kunnen volgen,” concludeerde Ryan Smith. “Onze implementatie van een externe desktopoplossing betekent dat we op elk moment en vanaf elke locatie van de Fonterra ANZ-site toegang kunnen krijgen tot de informatie die we nodig hebben. We hebben dit bereikt zonder grote verstoringen, dankzij het FoodChain ID-team dat nauw met ons blijft samenwerken.”

Ryan Smith, Recipes & Specifications Administrator, Fonterra Group:

We waren zeer onder de indruk van de mogelijkheden van de nieuwste release. Binnen een zeer korte tijd realiseerden we ons dat hier een oplossing was die onze groei zou ondersteunen, het beheer van recepten op alle niveaus binnen de organisatie zou stroomlijnen, en ons in staat zou stellen een breed scala aan standaard- en eenmalige rapporten te produceren, in de wetenschap dat we werken met zeer nauwkeurige en up-to-date informatie.