L’opérateur qui démarre la production biologique doit compléter le contrat et un descriptif d’activié et les renvoyer à FoodChain ID Certification par mail ou courrier afin de s’engager à respecter la réglementation. Il doit également se notifier auprès des autorités locales dans le même temps (Wallonie : Notifier une activité en production biologique au SPW ARNE (wallonie.be), Flandre : Kennisgeving | Landbouw en Visserij (vlaanderen.be), Grand Duché du Luxembourg : Agriculture biologique : Notification d’activité – Guichet.lu – Luxembourg (public.lu), France : La Notification – Agence Bio. Lorsque la notification sera validée par les autorités, nous pourrons intervenir et effectuer votre premier audit.
Il est important de signaler que tous les opérateurs sont tenus de notifier ultérieurement tout changement des données transmises dans cette notification (Foodchain ID devant également être averti).
Dans l’éventualité où le demandeur serait déjà lié par un contrat à un autre organisme tiers accrédité et agréé pour le contrôle du mode de production bio, l’opérateur est tenu de se libérer de ses engagements. Le participant est contractuellement tenu de transmettre les éventuelles sanctions toujours en vigueur au nouvel organisme de contrôle. Parallèlement, dans le cas où un opérateur change d’organisme de contrôle, le premier organisme de contrôle transmet immédiatement à l’organisme de contrôle suivant l’ensemble des données nécessaires pour la continuité des activités de contrôle concernant cet opérateur.
Une fois que nous recevons vos documents, un inspecteur expérimenté dans le secteur de votre entreprise prendra contact avec vous (dans le cas d’un audit annoncé) afin de fixer un rendez-vous pour réaliser votre premier audit. Ce rendez-vous, dans le cas d’un premier audit (audit d’agrément) devra être fixé dans les 30 jours (60 jours en région flamande) suivant la réception du document de notification.
Modifications minimales pour lesquelles Foodchain ID Certification doit être averti
Toute modification par rapport au formulaire de notification d’activités soumis à FoodChain ID Certification doit être signalée dans les plus brefs délais par mail à certification.bio@foodchainid.com. Il s’agit entre autres :
- pour les producteurs
- modification des lieux de stockage et de production et/ou de récolte, lieux de transformation et/ou de conditionnement ;
- augmentation ou diminution des surfaces ;
- ajout ou arrêt d’une activité ;
- changement impactant le scope certifié ;
- pour les préparateurs
- toute modification des installations (y compris les éventuels nouveaux sites) utilisées pour la transformation, le conditionnement et le stockage des produits avant et après les opérations ;
- tout nouveau produit (lorsqu’il s’agit d’un nouveau process, de nouvelle(s) recette(s), d’un nouvel atelier ou d’un nouveau procédé) ;
- tout nouvel étiquetage et/ou modification d’étiquetage (documents, étiquettes ou emballages) mentionnant la référence au mode de production biologique.
- pour les importateurs
- toute modification quant aux locaux de l’importateur et de ses activités d’importation et autre installation que l’importateur utilise pour le stockage des produits importés ;
- pour les détaillants
- mise à jour de la liste des produits commercialisés ;
- ajout ou arrêt d’une activité. »
